Cela fait 10 ans que je répète à mes clients qu’il est essentiel de rédiger un cahier des charges pour tout projet numérique. 10 ans que le message peine à passer, pour des problématiques de délai, de budget ou encore parce que l’intérêt d’un tel document n’est pas bien compris.

Quelques mythes à propos du cahier des charges

Les arguments que je rencontre le plus fréquemment, qui vont à l’encontre de la rédaction d’un cahier des charges, ne sont souvent que des mythes par méconnaissance du principe de ce document de cadrage pourtant très pratique. En voici quelques uns :

Rédiger un cahier des charges prend du temps

Dans certains cas, c’est vrai. Mais souvent, un cahier des charges trop long à rédiger est le résultat d’une mauvaise maîtrise de ce qu’il doit contenir et de son utilité.

J’ai eu l’exemple de cahiers des charges de plus de 20 pages dans lesquels était parfois inclut une sorte de charte graphique, des maquettes, des informations complètement inutiles qui avaient pourtant dû prendre un temps considérable à leurs concepteurs.

Si vous suivez les conseils que je vous donne dans la suite de cet article, aucune chance que le cahier des charges vous prenne plus de quelques jours à être rédigé.

En outre, il permet de gagner du temps sur la phase de création en évitant les nombreux aller/retours entre vous et le prestataire pour d’éventuelles incompréhensions. Il évite aussi les erreurs qui pourraient faire perdre du temps à votre projet.

Rédiger un cahier des charges coûte cher

C’est absolument faux ! La plupart du temps il est conçu en interne, parfois avec l’aide du prestataire que vous avez choisi pour mettre en place votre service web.

Surtout, il peut vous faire gagner de l’argent en cadrant le projet correctement et en limitant les coûts liés à la création du projet.

Le cahier des charges c’est réservé aux grands projets

C’est une croyance forte que seuls les projets d’envergure doivent être cadrés par un cahier des charges. Alors qu’il est d’autant plus simple à concevoir pour un petit projet avec pourtant les mêmes avantages que pour les projets complexes de clarifier les objectifs et éviter les malentendus.

Avant de créer un site internet il est essentiel de rédiger un cahier des charges. Pourquoi ? Simplement car il va définir un cap et guider l’intégrateur tout au long de la création du site. Il fournira aussi bon nombre d’informations cruciales sur l’entreprise.

Nous allons voir ensemble les différentes informations que devra contenir le cahier des charges pour la création de votre site internet.

PS : je parle ici de créer un site internet, mais la démarche sera la même avec quelques nuances pour créer un intranet par exemple ou tout autre outil numérique comme la mise en place d’un CRM, d’un ERP, etc.

Les informations générales du cahier des charges

Les premières informations à intégrer au cahier des charges sont les informations générales concernant l’entreprise, le domaine d’activité, l’historique condensé, etc.

Ces informations serviront à définir le contexte, l’ambiance générale que devra restituer le site internet. Une boite de nuit et une entreprise de BTP n’auront pas les mêmes objectifs ni la même cible clientèle. Le site devra donc donner une image spécifique en fonction de ces informations.

Définir les objectifs dans le cahier des charges :

Définir les objectifs prioritaires de votre site est la première étape à passer avant même de prendre la décision ferme et définitive de le créer.

Pourquoi créer mon site internet ? C’est la question qu’il convient de se poser lorsque l’on envisage de faire appel à un professionnel.

Cette étape est essentielle et déterminera tout le reste de la conception du site et c’est en générale la première question que le professionnel du web vous posera.

Rien n’empêche de définir plusieurs objectifs pour un même site, de les classer par ordre d’importance et même de préciser des sous-objectifs ou des objectifs futurs.

Identifier la cible clientèle :

Lorsque l’on décide de créer un site internet c’est avant tout pour toucher une cible clientèle particulière en fonction du corps de métier dans lequel on se situe.

Par exemple, le site d’une agence web va principalement être tourné vers une clientèle professionnelle souhaitant promouvoir un service, un produit, une marque, etc.

Il est donc important de définir quelle clientèle cibler pour pouvoir aborder par la suite le référencement et la recherche des mots clés qui devront être utilisés et rédiger un contenu pertinent qui s’approchera au plus près de la problématique du client.

Ce travail est souvent déjà fait en amont lors de la création de l’entreprise, mais peut être adapté en fonction des objectifs du site définis par le cahier des charges.

Il se peut que votre entreprise souhaite par exemple élargir sa cible clientèle et par conséquent cibler une catégorie de personnes tout à fait différente de vos autres moyens de communication.

Design et charte graphique

Avez-vous une idée de ce à quoi vous voulez que votre site web ressemble ? Avez-vous des couleurs préférentielles ? Avez-vous déjà un logo ?

Répondre à ces questions sur le cahier des charges de votre site web peut aider le graphiste et l’intégrateur web à vous faire des propositions qui vous conviendront sur l’aspect visuel de votre site web.

Vous pouvez ajouter des exemples de sites web que vous aurez repéré en amont, en précisant les raisons pour lesquelles ces sites vous plaisent.

Le contenu du site

Quels types de contenus devront être accessibles sur votre site internet ? Les internautes devront-ils pouvoir télécharger des fichiers (pdf, Excel, photos, etc.) ? Devront-ils répondre à des sondages, remplir une demande de devis ou un formulaire quelconque… ?

Ce point est essentiel, car le contenu du site est déterminant à la fois pour le référencement sur les moteurs de recherches, mais aussi pour l’intérêt que porteront les internautes à votre site et donc la popularité qu’il aura sur internet, les réseaux sociaux, etc.

L’arborescence du site

Ce n’est pas un point essentiel à moins que cela ait une importance pour vous ou votre cible clientèle. L’intégrateur veillera à optimiser l’ergonomie, autrement nommée expérience utilisateur (UX), du site et son utilisabilité. De fait l’arborescence devra découler de la logique la plus totale pour faciliter la navigation et la recherche d’informations.

Les fonctionnalités particulières

Que souhaitez-vous pouvoir faire avec votre site ? L’administrer vous-mêmes, ajouter des contenus de type blog, proposer un service particulier à vos visiteurs… ? N’hésitez pas à vous renseigner sur les possibilités qui s’offrent à vous et essayer d’imaginer ce que votre cible clientèle pourrait souhaiter.

L’hébergement et le nom de domaine

Votre site devra être hébergé sur un serveur web, précisez vos exigences, votre budget annuel ainsi que le/les nom(s) de domaine souhaité(s). Si vous disposez d’un serveur interne à votre entreprise ou d’un nom de domaine déjà réservé pensez à le préciser.

Stratégie de référencement

Que devra-être la stratégie de référencement sur les moteurs de recherche ? Si vous n’en savez rien, laissez-vous guider par le spécialiste SEO (Search engine optimization). Souhaitez-vous investir dans les campagnes Google Adwords, confier l’inscription dans les annuaires spécialisé au spécialiste… ?

Il est important aussi de définir les mots clés que devra utiliser le site. Ce n’est pas forcément le plus simple et le spécialiste SEO vous y aidera. Prenez la place de votre prospect et imaginez que vous souhaitez trouver votre entreprise sur internet. Qu’allez-vous taper dans Google ?

L’administration du site

Qui devra prendre en charge l’administration du site, des commentaires éventuels, de l’ajout de contenus web, de traiter les demandes clients… ? Le personnel affecté au site devra être formé à l’utilisation de l’interface d’administration, des divers outils et restera en contact avec l’intégrateur.

Les annexes du cahier des charges

Donnez des exemples de sites, ceux de vos concurrents, de vos prescripteurs. Joignez votre logo et votre charte graphique s’ils existent, les documents de présentation de l’entreprise (flyers, plaquette, etc.). Tout ce qui pourra être utile à la création du site internet.

Il se peut que vous ayez besoin d’autres rubriques dans votre cahier des charges c’est tout à fait normal, cet article n’est pas exhaustif et ne fait qu’indiquer les grandes lignes de la rédaction du cahier des charges, cependant ces informations suffisent en général à l’intégrateur web pour créer un site internet de qualité et adapté à votre entreprise.