Cela fait 10 ans que je répète à mes clients qu’il est essentiel de rédiger un cahier des charges pour tout projet numérique. 10 ans que le message peine à passer, pour des problématiques de délai, de budget ou encore parce que l’intérêt d’un tel document n’est pas bien compris.
Cet article date de 2013, c’est pour dire si je prône la rédaction du cahier des charges depuis longtemps. Mis à jour en janvier 2025, j’y ai ajouté beaucoup d’informations tirées de mes expériences d’accompagnement en transformation digitale et de création de projets web.
Sommaire
Quelques mythes à propos du cahier des charges
Les arguments que je rencontre le plus fréquemment, qui vont à l’encontre de la rédaction d’un cahier des charges, ne sont souvent que des mythes par méconnaissance du principe de ce document de cadrage pourtant très pratique. En voici quelques uns :
Rédiger un cahier des charges prend du temps
Dans certains cas, c’est vrai. Mais souvent, un cahier des charges trop long à rédiger est le résultat d’une mauvaise maîtrise de ce qu’il doit contenir et de son utilité.
J’ai eu l’exemple de cahiers des charges de plus de 20 pages dans lesquels était parfois inclus une sorte de charte graphique, des maquettes, des informations complètement inutiles qui avaient pourtant dû prendre un temps considérable à leurs concepteurs.
Si vous suivez les conseils que je vous donne dans la suite de cet article, aucune chance que le cahier des charges vous prenne plus de quelques jours à être rédigé.
En outre, il permet de gagner du temps sur la phase de création en évitant les nombreux aller/retours entre vous et le prestataire pour d’éventuelles incompréhensions. Il évite aussi les erreurs qui pourraient faire perdre du temps à votre projet.
Rédiger un cahier des charges coûte cher
C’est absolument faux ! La plupart du temps il est conçu en interne, parfois avec l’aide du prestataire que vous avez choisi pour mettre en place votre service web.
Surtout, il peut vous faire gagner de l’argent en cadrant le projet correctement et en limitant les coûts liés à la création du projet.
Le cahier des charges c’est réservé aux grands projets
C’est une croyance forte que seuls les projets d’envergure doivent être cadrés par un cahier des charges. Alors qu’il est d’autant plus simple à concevoir pour un petit projet avec pourtant les mêmes avantages que pour les projets complexes de clarifier les objectifs et éviter les malentendus.
Avant de créer un site internet ou extranet, l’intégration d’un CRM, d’un ERP, etc. il est essentiel de rédiger un cahier des charges. Pourquoi ? Simplement car il va définir un cap et guider l’intégrateur tout au long de la création du projet. Il fournira aussi bon nombre d’informations cruciales sur l’entreprise.
Nous allons voir ensemble les informations que devra contenir le cahier des charges pour la création de votre projet web (site internet, intranet, extranet, CRM, ERP, etc.).
À qui s’adresse le cahier des charges ?
Une autre croyance à propos du cahier des charges est qu’il s’adresse uniquement aux prestataires. Alors qu’il sert aussi aux équipes internes pour aligner les parties prenantes, fixer les priorités et documenter les objectifs du projet.
- La direction : les dirigeants de l’entreprise auront tout intérêt à participer à la rédaction du cahier des charges pour y définir les objectifs stratégiques de la société. Ils pourront y indiquer un budget prévisionnel maximum pour s’assurer que le projet soit cohérent par rapport aux objectifs financiers.
- Le service communication / marketing : il pourra y préciser les besoins en terme de branding, de design, de contenu et de positionnement, mais aussi identifier les fonctionnalités nécessaires pour attirer et convertir les clients (formulaires, landing pages, SEO, etc.)
- Le service commercial : Ils connaissent les clients et peuvent donc définir leurs attentes, indiquer les besoins liés à la gestion des prospects (CRM, catalogue, tunnel de vente, etc.).
- Le service RH : il peut avoir besoin d’une partie dédiée au recrutement et ainsi préciser quels sont ses pré-requis pour pouvoir gérer les annonces, mais aussi pour faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs, mieux gérer les candidatures, etc.
Bien entendu, il sert également aux prestataires pour mieux comprendre les besoins de leur client et ainsi mieux estimer le temps nécessaire pour la mise en place du projet, son coût et les éventuels besoins de prestataires additionnels.
Les rubriques principales du cahier des charges
Un cahier des charges doit être personnalisé en fonction du type de projet pour lequel il est conçu, mais aussi selon les spécificités du client, du ou des prestataires et des objectifs du projet.
Cela dit, il reste des rubriques qui seront généralement présentes, quel que soit le projet, les besoin et les objectifs.
Présentation de l’entreprise et du projet
Les premières informations à intégrer au cahier des charges sont les informations générales concernant l’entreprise et le projet : le domaine d’activité, l’historique condensé, le type de projet ciblé, etc. Tout ce qui peut donner une meilleure idée du contexte dans lequel le projet va devoir s’insérer.
Par exemple dans le cadre de la création d’un site web, ces informations serviront à définir l’ambiance générale que devra restituer le site internet. Une boite de nuit et une entreprise de BTP n’auront pas les mêmes objectifs ni la même cible clientèle. Le site devra donc donner une image spécifique en fonction de ces informations.
L’analyse des besoins et objectifs du projet
Vous devrez y définir les objectifs prioritaires de votre projet, ses besoins spécifiques, les fonctionnalités attendues.
N’hésitez pas à consacrer du temps à cette étape cruciale :
- consultez les différents services pour cerner les besoins et les attentes de chacun,
- demandez à vos commerciaux ou directement à vos clients quelles sont leurs attentes,
- regardez ce que font vos principaux concurrents, les fonctionnalités qu’ils proposent.
Par exemple : un grand groupe peut avoir besoin d’un espace dédié à chaque société du groupe pour parler de ses spécificités, de ses produits, pour pouvoir recruter plus facilement. C’est ce que le Groupe Farinia m’a demandé de faire pour leur site web ainsi que pour leur intranet. Découvrez ces deux projets :
La refonte du site vitrine du groupe sur Drupal devait inclure un espace dédié à chaque société du groupe pour parler de ses spécificités. Le cahier des charges a été déterminant pour la prise en compte des besoins de chaque société pour la gestion de cet espace.
Suite au projet de refonte de leur site web, nous avons lancé la refonte de l’intranet du groupe Farinia dont les 1200+ collaborateurs attendaient impatiemment la sortie. Ici c’est chaque société et chaque service qui devait pouvoir gérer son propre espace. Un sacré défi relevé avec succès grâce à cahier des charges précis.
Évidemment, selon le projet pour lequel vous rédigez un cahier des charges, vous pourrez ajouter ou non des informations afin de préciser les besoins et objectifs de celui-ci. En voici quelques exemples :
Identifier la cible clientèle pour un projet marketing :
Lorsque l’on décide de créer un site internet, une landing page, un extranet, c’est avant tout pour toucher une cible clientèle particulière en fonction du corps de métier dans lequel on se situe.
Par exemple, le site web d’une société événementielle B2B va principalement être tourné vers une clientèle professionnelle souhaitant promouvoir un service, un produit, une marque, diminuer le turn-over ou améliorer sa marque employeur.
Il est donc important de définir quelle clientèle cibler pour pouvoir aborder par la suite le référencement et la recherche des mots clés qui devront être utilisés et rédiger un contenu pertinent qui s’approchera au plus près de la problématique de votre client type.
Ce travail est souvent déjà fait en amont lors de la création de l’entreprise, mais peut être adapté en fonction des objectifs du projet marketing définis par le cahier des charges.
Il se peut que votre entreprise souhaite par exemple élargir sa cible clientèle et par conséquent toucher une catégorie de personnes tout à fait différente de vos autres moyens de communication.
Identifiez votre cible clientèle
Vous ignorez tout ou presque de votre clientèle cible ? Laissez-moi vous aider à y voir plus clair !
J’identifie pour vous les caractéristiques principales de vos personas et vous aide à définir votre stratégie marketing en fonction.
Identifier les intervenants du projet
Les prestataires doivent savoir à qui s’adresser pour faciliter les échanges. Il est aussi primordial de savoir si les personnes qui vont gérer le projet une fois en ligne devront avoir des rôles et permissions différents, car cela peut impacter considérablement le développement du projet.
Vous pouvez lister les différents intervenants de cette manière là par exemple : (noms fictifs)
Michel Barrot – Directeur Marketing : doit pouvoir intervenir sur la disposition des landing pages directement et consulter les indicateurs de performance.
Lucie Mitaine – Rédactrice web : doit pouvoir rédiger et modifier ses articles et en suivre le SEO.
Martin Valce – Commercial : doit pouvoir accéder aux soumissions de formulaires et les intégrer au CRM facilement.
Ainsi, les rôles de chacun seront bien définis. À charge du prestataire web de distribuer les bons rôles aux bonnes personnes sans donner de compte administrateur à tout le monde, ce qui pourrait rendre la sécurité du projet faillible.
Vous pouvez y ajouter les coordonnées de chaque contact (email, numéro de téléphone, identifiant Linkedin, etc.) afin que le prestataire puissent les contacter lors de la phase de création, mais aussi pour qu’il ait les informations nécessaires à la création de leur compte respectif (un aller/retour en moins).
Définir les contraintes et exigences du projet
Chaque projet est différent, votre prestataire ne connait pas forcément votre contexte juridique, budgétaire ou environnemental par exemple.
Donnez lui un maximum d’informations pour que celui-ci puisse comprendre très vite quelles seront les challenges du projet.
Les contraintes juridiques
Abordez le sujet de la confidentialité des données, surtout si vous êtes dans les métiers de la santé, de la justice, etc. N’hésitez pas à demander des recommandations à votre prestataire dans le cahier des charges afin qu’il puisse vous aiguiller si jamais vous n’avez pas encore mené cette réflexion en interne.
Il peut y avoir d’autres types de contraintes juridiques selon les pays cibles, votre corps de métier, vos clients, etc. n’hésitez pas à être exhaustifs.
Vos contraintes budgétaires
La majorité des entreprises sont frileuses à l’idée de communiquer un budget. Pourtant c’est un gain de temps à la fois pour le prestataire, mais pour vous aussi.
À la lecture de votre cahier des charges, le prestataire aura une bonne idée du budget approximatif du projet, s’il voit que votre budget n’est pas suffisant, il pourra vous faire des recommandations pour :
- Soit contenir le budget en limitant les contours du projet,
- Soit vous donner une idée du budget minimal que vous devrez y consacrer.
Certains prestataires pourront même vous orienter vers un autre professionnel qui sera plus adapté à votre budget.
Si votre budget est à la hauteur de vos objectifs, ce n’est pas pour autant que le professionnel à qui vous aurez transmis votre cahier des charges augmentera ses tarifs.
Pour la simple et bonne raison qu’il se saura en concurrence avec d’autres et ne voudra surtout pas perdre votre projet pour gagner quelques centaines d’euros supplémentaires.
Donner une fourchette tarifaire est un bon compromis pour signifier à la fois les attentes de compétitivité et vos capacités maximales d’investissement.
Richard Besson – Consultant en transformation digitale
Votre identité de marque
Votre entreprise a un logo, des couleurs, une typographie définie ou mieux, une charte graphique ?
Ajoutez ces informations en annexe au cahier des charges de votre site web peut aider les prestataires à vous faire des propositions qui vous conviendront sur l’aspect visuel de votre projet web.
Vous pouvez ajouter des exemples que vous aurez repéré en amont, en précisant les raisons pour lesquelles ces projets vous plaisent.
Les contenus du projet web
Quelles sont les contraintes techniques concernant les contenus de votre projet web ?
- Quels types de contenus devra contenir le projet ?
- Certains contenus devront-ils être privés ?
- Devra-t-il y avoir des formulaires, avec quelles spécificités ?
- Doit-on afficher l’auteur d’un contenu ?
Ce point sur les contenus est essentiel, car le contenu du projet, dans le cadre d’un site web par exemple, est déterminant à la fois pour le référencement sur les moteurs de recherches, mais aussi pour l’intérêt que porteront les internautes à votre site et donc la popularité qu’il aura sur internet, les réseaux sociaux, etc.
Les fonctionnalités particulières
Y-a-t-il des fonctionnalités spécifiques, qu’on ne retrouve pas forcément dans d’autres projets, qui vous sont imposées peut-être par votre corps de métier ou par votre façon de gérer votre entreprise par exemple ?
L’hébergement et le nom de domaine
Votre site devra-t-il être hébergé sur un serveur web ? Précisez vos exigences, votre budget annuel ainsi que le/les nom(s) de domaine souhaité(s). Si vous disposez d’un serveur interne à votre entreprise ou d’un nom de domaine déjà réservé, pensez à le préciser.
Les annexes du cahier des charges
Donnez des exemples d’autres projets, ceux de vos concurrents, de vos prescripteurs. Joignez votre logo et votre charte graphique s’ils existent, les documents de présentation de l’entreprise (flyers, plaquette, etc.).
Le cahier des charges : un atout pour votre projet
Pour conclure, voici un bref résumé des points importants de l’article :
- Le cahier des charges est un gain de temps et d’efficacité,
- Il ne coûte pas très cher, mais permet de faire des économies,
- Il s’adresse à la totalité des parties prenantes d’un projet, y compris en interne,
- Il ne doit pas être trop chargé, mais doit contenir les informations essentielles du projet.
Il se peut que vous ayez besoin d’autres rubriques dans votre cahier des charges. C’est tout à fait normal, cet article n’est pas exhaustif et ne fait qu’indiquer les rubriques principales que doit contenir un cahier des charges, cependant ces informations suffisent généralement au prestataire pour cerner les spécificités de votre projet afin d’établir un devis pour votre projet de création de site internet, intranet, extranet ou l’intégration d’une solution numérique.
N’hésitez pas à me solliciter en commentaires ou via la page contact si vous avez besoin d’aide ou d’informations complémentaires sur la rédaction du cahier des charges de votre projet, je me ferais un plaisir de vous répondre dans les meilleurs délais.
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